「仕事を始めたけど管理しきれるかが不安…」
「どうやって管理すればいいの…？」
「たくさん受けすぎて何から手をつけていいかわからない…」
など困ってはいませんか？
フリーランスなら誰もが悩むスケジュール管理。手一杯すぎて秘書の方がいてくれればと何度思ったことか…ただ仕事としてやっている以上納期遅れはご法度です。
ただ、全ての案件を一つ一つ完璧に管理するのは大変ではないでしょうか。管理ツールもたくさんあるけど使いこなせなかった経験もありませんか。
私自身、前職でも生産管理という納期と品質管理を交渉しながら行う仕事で、納期遅れは即売上に響くという状況だったのでスケジュール管理は鬼のようにこなしており、
- エクセルでガントチャートを作る
- スケジュールツールを使う
- 手帳に書き出す
など色々試しましたが、なんだかんだ細かく管理しようとすると更新自体に時間が取られ、忙しい時には本末転倒な感じになっていました。
なので、この記事では試行錯誤する中で編み出したシンプルな管理方法をお伝えします。
使うのはカレンダーツールと、メモだけ。
スケジュール管理方法にお悩みの方、ぜひ参考にしてもらえたら嬉しいです。
※チームでの共有には向いてないので、あくまで個人でお仕事する前提で参考にしていただければと思います。
目次
スケジュール管理方法
早速、本題のスケジュールの管理方法についてご説明していきます。
流れとしては、
- 案件を把握する
- 全体の作業内容を把握する
- 直近でやるべきことを把握する
の3ステップです。
１.案件を把握する
１ステップ目はまずどんな案件を抱えているのかを認識するために「案件のステータスを箇条書き」します。
案件のステータスを箇条書き
単純に案件名を書き出すだけでもいいのですが、その案件が今どの状態にあるのか「対応中、保留、未定、完了」の4つで分類しています。
- 対応中：現在動いている案件です。
- 保留：始まってはいるけど、長期的なお客様の連絡待ちで一時停止中の案件です。
- 未定：始まりそうではあるけど、いつになるのか未定の案件です。お声がけ頂いただけなど。
- 完了：納品完了した案件です。ある程度まで残してますが消してもOKです。
書き方の例：
◆対応中
・〇〇様 コーポレートサイト
・〇〇様 LP
◆保留
・〇〇様 LPリニューアル
◆未定
・〇〇様 コーポレートサイト
バナーなどすぐに対応できるものは別枠で箇条書きにしたりもします。忘れなければいいの精神です。
２.全体の作業内容とスケジュールを把握する
２ステップ目では作業の大枠の内容とスケジュールを記入します。
大まかな予定をスケジュール書き出し
納品日の書き出しと、作業の大枠の予定を仮決めしていきます。
書き方の例：
◆対応中
・〇〇様 コーポレートサイト 12月31日納品
ワイヤーフレーム：10月25日
デザインカンプ初稿：11月7日
など、ざっくりと書き出していきます。適宜変わるのであくまで自分の中の目安として作成します。長期の案件の場合はお客様にご用意いただく素材などのスケジュールも決めてしまい、前もってお伝えします。
作業を細分化する
案件ごとにどんな作業が必要になるのか、細かく書き出していきます。
例）LPデザインだったら、参考サイト選定、素材調達、メインビジュアル作成など。
ただ、この作業には時間もかかるので、慣れている内容であれば書き出さず、あくまで初めて行う案件だったり内容が複雑なものに限ります。
時間は有限です。省けるものはどんどん省きます。
３.直近でやるべきことを把握する
３ステップ目では、今何をすべきなのかを把握するため、TODOリストを作成していきます。これで今日(もしくは長くても1週間程度先)のやるべきことを把握していきます。
直近の作業をカレンダーに入れる
書き出した案件の中から今日やることを時間の目安を考えながらカレンダーに入力していきます。作業の細分化の段階で特に書き出さなかった案件でも、入力するときはできるだけ細かくします。好みもあるかと思いますが、私はある程度区切りをつけて達成感を味わいながらやる方が効率がいいため、長くても2時間くらいで終わる程度に細分化しています。
書き方の例：
デザインカンプ作成
だとかかる時間が長く、内容も不明確なので
参考サイト選定、メインビジュアル作成など分けていくイメージです。
管理方法はこれだけです。
文章になると長々と書いておりますが、やってみるとものすごく単純です。
使用しているツール(無料)
ツールは極力使用しない方針ですが、今はこの2つだけ使用しています。
予定の変更も多いので、予定を動かすのが簡単なGoogleカレンダーで管理をしていますが、お好みで紙の手帳などでもいいと思います。
- Googleカレンダー
- メモ(iPhone標準搭載)
Googleカレンダー：直近の予定を入れる用です。特に納品日を書き込んだりはせず、あくまで直近で何をすべきかの把握に使用しています。
メモ：案件箇条書き用に使用しています。スマホでも見られますし、Macでも自動同期で見られるので使用しているのですが、デメリットとしてはスマホで消えてしまった時の復帰ができないので、これは見直したいなと思っています。
Googleドキュメントあたりにしようかなとも思うのですが、携帯でのチェックが面倒なので悩み中です。
【おまけ】スケジュール管理のコツをご紹介
以上、簡単な管理方法についてご説明したのですが、納期を守るためにはツールで管理する以外の部分が重要だと考えているので、普段意識していることをいくつかご紹介します。
当たり前のこともたくさんあるので、当然だよ、という方は読み飛ばしてくださいませ。
予定を入れすぎない
予定は少し余裕を持たせておくのがおすすめです。
お仕事依頼、本当にありがたいです。嬉しくて全部受けたい！となります。ただ、1回立ち止まって考えてみてください。捌き切れない量を受けるのは迷惑をかけてしまう場合があります。他の方にお願いするなどチームでの対応ができるのであれば別ですが、あくまで自分で完結の場合は、突発的なお願いにも対応できるよう余裕をもつようにしています。
そう言いつつも睡眠時間を削ればいいか、と思って受けてしまうのもフリーランスあるあるです。
締め切り当日に作業しない
できるだけ前々で作業するようにしています。
当日に作業すると、何かあった時に間に合わない可能性があるので、長めのスケジュールなどはできる限り早めに行います。そうは言っても今日やって欲しい！という問い合わせや、忙しすぎて当日になることもたくさんあります。努力目標です。
自分がスケジュールを管理する意識を忘れない
スケジュールの管理は自分が行う、という意識を持つようにしています。
案件によってはディレクターの方がいてスケジュール調整が不要な場合もありますが、自分でも把握しておくことで二人とも忘れていた、なんてことにならないですし、スムーズに進むことが多いです。
また、クライアントにて素材などをご用意いただく際も、いつまでに欲しいのかある程度の目安をお伝えしています。自分ではどうしようもない部分なのでお願いにはなりますが、こちらがスケジュールを管理することによって作業の見通しが立てやすくなります。
無理な納期にはNOという（頑張れるなら頑張る）
無茶な要求はお断りすることもあります。
状況によりけりで、お付き合いの長い方や自分に余裕がある時など頑張れそうな時は助け合いだと思っているので、極力お受けしています。ただ経験上、無茶な納期を要求される場合はスムーズにいかないことが多かったので、慎重に判断しましょう。
すぐにできることを後回しにしない
15分以内に終わりそうなものはタスクに追加せず、その場で終わらせます。
色々な案件を同時進行するのは効率が悪くなることもありますが、後回しにしていくとどんどん溜まってしまうので、すぐできることはすぐやります。早く対応すると感謝されますし、いいことづくめです。
体調管理を疎かにしない
健康に気をつけましょう。フリーランスは身体が資本なのでこれが一番大切なことだと思っています。とはいえ、私自身も睡眠不足はよくない、運動不足も気をつけなければいけないと思いつつサボりがちになっています。気をつけます…！
今日からスケジュール管理方法を見直し！
以上、本日はスケジュールのツールを使用した管理方法とコツをまとめてみました。
無料ですし、シンプルな方法なので取り入れやすいのではと思っています。
方法を再度まとめると、
Googleカレンダーとメモを使用し
- 案件を把握する
- 全体の作業内容を把握する
- .直近でやるべきことを把握する
の3ステップで行っています。
また、おまけでご紹介したコツはこちらでした。
- 予定を入れすぎない
- 締め切り当日に作業しない
- 自分がスケジュールを管理する意識を忘れない
- 無理な納期にはNOという（頑張れるなら頑張る)
- すぐにできることを後回しにしない
- 体調管理を疎かにしない
中には当たり前のこともたくさんあったと思いますが、きちんとスケジュールを把握することで
- 自分の頭をクリアな状態にして、仕事に集中することができる
- クライアントとも安心感をもって働ける
- 信頼してもらえる
といいことばかりです。
フリーランスは自分で管理しなければいけないことがたくさんあります。
そんな一人で頑張っている方々に、少しでもこの記事がお役に立てたら嬉しいです。
最後まで読んでいただきありがとうございました。
